7. Communicatie en informatie
UitgangspuntenVoor de interne communicatie is de jeugdcommissie verantwoordelijk, voornamelijk de jeugdvoorzitter is de schakel tussen de jeugdafdeling en de rest van de vereniging.
De externe communicatie over zaken die gaan over beleids- en bestuursaangelegenheden is een verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Afhankelijk van het onderwerp, krijgen zij hierbij inhoudelijke ondersteuning van de overige bestuursleden.
DoelgroepenInterne communicatie:• Spelers/ouders
• Teambegeleiders
• Trainers
• Leeftijdscoördinatoren
• Scheidsrechters
• Wedstrijdsecretariaat
• Nieuwsbriefredactie
• Ledenadministratie
• Barcommissie
• Evenementencommissie (o.a. kampcommissie en Engelandcommissie)
• Sponsorcommissie
• Accommodatiecommissie
• Jeugdcommissie
• Technische Commissie
• Kascontrolecommissie
• Toernooicommissie
Externe communicatie:• KNVB
• Amateurverenigingen
• Gemeente/overheid
• Pers
Van ieder overleg worden notulen opgemaakt die inzichtelijk worden gesteld voor de deelnemers aan het overleg en de secretaris.
De secretaris zorgt indien gewenst/noodzakelijk voor agendering van genotuleerde zaken op de agenda van de eerstkomende bestuursvergadering en archivering van alle notulen. De notulen van de ledenvergaderingen worden gepubliceerd in het clubblad en op de website.
Communicatie met pers
Het beleid ten aanzien van de communicatie met de pers over voetbalzaken is als volgt:
- Onderwerpen over het beleid, promotie van de vereniging en incidenten vallen onder de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur communiceert rechtsreeks met de journalist, tenzij het dagelijks bestuur dit persoonlijk en in overleg heeft overgedragen aan een ander lid van de vereniging.
- Interviews, met betrekking tot voor- en nabeschouwingen van wedstrijden, zijn de verantwoordelijkheid van de hoofdtrainer.
Voorlichting spelers en ouders/verzorgers
De jeugdcommissie en jeugdtrainers organiseren aan het begin van ieder seizoen één of meerdere
Voorlichtingsbijeenkomsten voor de ouders/verzorgers van (nieuwe) jeugdleden. Deze
Bijeenkomsten gaan over het beleid van en het praktische 'reilen en zeilen' binnen de vereniging.
De voornaamste doelgroepen zijn de ouders/verzorgers in de onderbouw. In verband met het voetbalkamp en de uitwisseling met FC Lakeside, wordt elk jaar een aparte voorlichtingsavond gehouden voor de betrokken spelers en hun ouders/verzorgers. Dit betreft respectievelijk de onderbouw en middenbouw.
Website
De inhoud van de website van sv Poortugaal valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur en kent een eigen redactie. De website bevat ook mededelingen voor en over de jeugdafdeling. Aan de leiders van alle jeugdteams wordt gevraagd regelmatig iets over hun team, bijvoorbeeld een (opbouwend) verslag van de wedstrijd te (laten) schrijven. De website is het officiële cluborgaan voor onze publicaties.
Jeugdbrochure
Er is de beschikking over een jeugdbrochure die aan (toekomstige) nieuwe leden kan worden meegegeven. Deze jeugdbrochure bevat algemene informatie over de voetbalvereniging sv Poortugaal. Het actualiseren van deze brochure valt onder de verantwoordelijkheid van de jeugdcommissie.
Jeugdwijzer
In het kader van de beheersing van de structuren, werkafspraken en beleidskeuzes krijgt ieder (nieuw) lid een jeugdwijzer. Een nieuwe versie van deze jeugdwijzer wordt aangekondigd op de website en deze is voor belangstellenden te downloaden. Met vragen/opmerkingen over deze jeugdwijzer dient men zich te richten tot (één van de leden van) de jeugdcommissie.
